Korpodesk · Modul-Anleitung

💶 Beiträge & Semesterrechnung

Mitgliedsbeiträge festlegen und mit dem Rechnungs-Assistenten in einem Rutsch als Semesterrechnung an alle versenden – individueller Betrag je Mitglied inklusive.

Ein Beitragsfeld ist eine Vorlage für einen wiederkehrenden Betrag (z. B. Semesterbeitrag). Der individuelle Wert steht am jeweiligen Mitglied. Beim Rechnen zieht Korpodesk diesen Wert automatisch.

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💶 Finanzen & Beiträge (Admin) 🧾 Rechnungen

1 Beitrag anlegen

Unter Einstellungen → Finanzen & Kassen im Tab Beiträge legst du ein Beitragsfeld an:

Bezeichnung (z. B. „Semesterbeitrag")
Standardbetrag (€) – gilt, wenn am Mitglied nichts Eigenes hinterlegt ist
Interner Schlüssel (Kleinbuchstaben, keine Leerzeichen) und optional eine Beschreibung

2 Betrag je Mitglied

Der individuelle Beitrag steht am Kontakt. In der Kontakt-Bearbeitung im Tab Finanz-Daten findest du unter „Mitgliedsbeiträge" je angelegtem Beitrag ein Feld. Trag dort den Betrag der Person ein.

💡 Kein Wert = Standardbetrag

Ist am Mitglied kein Betrag hinterlegt, wird beim Rechnen der Standardbetrag des Beitragsfelds verwendet.

3 Semesterrechnung erstellen

Öffne die passende Kasse (linke Navigation) und klicke „Rechnung erstellen". Der Assistent führt in vier Schritten:

Kontakte auswählen Über Gruppen und/oder Status (z. B. „alle Aktiven") oder einzelne Personen. Rechts zählt „{n} Kontakte".
Details Rechnungstitel (z. B. „Mitgliedsbeitrag Wintersemester 26/27"), Rechnungsdatum und Zahlbar bis (Standard +14 Tage). Dazu die Anschreiben-Texte (siehe unten). Über „Texte für nächstes Mal speichern" bewahrst du sie für die nächste Rechnung.
Positionen „Position hinzufügen" → Art „Aus Beitragsfeld" wählen und das Beitragsfeld auswählen. Damit wird je Mitglied automatisch sein hinterlegter Betrag (bzw. der Standardbetrag) übernommen.
Zusammenfassung Anzahl, Gesamtbetrag und die Aufteilung SEPA/Überweisung bzw. E-Mail/Post prüfen, dann „Rechnungen erstellen".

🧮 Andere Positions-Arten

Statt „Aus Beitragsfeld" gibt es auch Einheitlicher Betrag (gleicher Betrag für alle), Individuelle Beträge (pro Person manuell) und Veranstaltungsabrechnung.

4 Anschreiben & Platzhalter

Im Schritt „Details" gibt es zwei Anschreiben-Texte: einen für Überweisung und einen für SEPA. Welcher greift, hängt davon ab, ob der Kontakt eine IBAN hinterlegt hat. In den Texten kannst du Platzhalter verwenden:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`<<Anrede>>` / `<<Briefanrede>>`	Anrede bzw. Briefanrede der Person
`<<Nachname>>`	Nachname
`<<Rechnungsbetrag>>`	der Rechnungsbetrag
`<<Zahlbar_bis>>`	Fälligkeitsdatum (mit Unterstrich!)
`<<Absender Name>>`	Absendername der Kasse (mit Leerzeichen!)

5 Versenden & SEPA

Alle erzeugten Rechnungen sind zunächst Entwürfe. Auf der Kasse-Seite versendest du sie anschließend:

Reiter Entwurf → „Alle Entwürfe versenden" (Kontakte mit E-Mail bekommen die Rechnung per Mail, ohne E-Mail werden sie zum Drucken vorgemerkt).
Kontakte mit SEPA-Mandat wandern in den Status „SEPA einreichen" → „Alle SEPA generieren".

Details zum Versand, Mahnen und „bezahlt" markieren stehen in der Anleitung „Rechnungen".

🚫 0-€-Rechnungen entstehen nicht

Nur Kontakte mit einem eingetragenen Betrag erhalten eine Rechnung. Beträge von 0 € werden übersprungen – prüfe also, dass die Mitgliedsbeiträge gepflegt sind.

💳 Voraussetzung für SEPA

Ein Einzug per Lastschrift setzt eine IBAN und ein Mandat am Kontakt voraus, dazu „SEPA erlaubt" + Gläubiger-ID an der Kasse. Ohne IBAN wird der Überweisungs-Text verwendet. Bankdaten ändert das Mitglied nicht selbst – das macht der Kassierer.

? Häufige Fragen

Eine Person hat keine Rechnung bekommen.

Wahrscheinlich war ihr Beitrag 0 € oder leer. 0-€-Rechnungen werden nicht erstellt – Betrag im Kontakt (Finanz-Daten → Mitgliedsbeiträge) eintragen.

Wo starte ich die Semesterrechnung?

Auf der Kasse, aus der abgerechnet werden soll → Button „Rechnung erstellen".

Kann ich für alle den gleichen Betrag nehmen?

Ja – im Schritt „Positionen" die Art „Einheitlicher Betrag" wählen statt „Aus Beitragsfeld".