Inventur, Lieferungen, Strichliste, Abrechnung und Statistik – Schritt für Schritt erklärt, mit Beispielen.
Das Bierwart-Modul bildet den kompletten Ablauf hinter der Theke ab: Was gekauft wurde (Lieferungen), was da ist (Inventur), was getrunken wurde (Striche) und wer das bezahlt (Abrechnung → Rechnungen). Am Ende weißt du dank der Statistik genau, wie viel Umsatz gemacht wurde und wie hoch der Schankverlust war.
Diese Links öffnen die passende Seite in der App – die Anleitung bleibt daneben offen.
Alle Grundeinstellungen liegen unter Einstellungen → Bierwart. Das machst du in der Regel nur einmal (und passt es bei Bedarf an).
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bierwart-Modul aktivieren | Schaltet das Modul frei. Erst danach erscheint „Bierwart“ in der Navigation (für Chargen mit Bierwart-Recht). |
| Abrechnungskasse | Die Kasse, in der die Bier-Rechnungen landen. Lege sie ggf. vorher unter Finanzen an. |
| Standardpreis pro Strich | Preis für einen einzelnen Strich, z. B. 1,20 €. Kann pro Tag noch überschrieben werden. |
| Volumen pro Strich | Glasgröße je Strich, z. B. 0,2 L. Basis für Volumen- und Schankverlust-Berechnung. |
| Schwellenwert Schankverlust | Ab diesem Prozentwert (z. B. 10 %) wird der Schankverlust in der Statistik rot als Warnung markiert. |
| Abrechnungstexte | Standard-Anschreiben für die Rechnung – einmal für Überweiser, einmal für SEPA-Einzug. Platzhalter <<Nachname>> usw. |
| Lieferanten | Liste der Getränke-Lieferanten. Erscheint später als Vorschlag beim Eintragen einer Lieferung. |
Optional, aber praktisch: Hier legst du Kiosk-Konten fürs iPad an der Theke an und definierst das Button-Raster (welche Striche-, Flaschen- und Pauschal-Buttons dort erscheinen). Details siehe Abschnitt Theke am iPad.
☐ Modul aktiviert ☐ Bierkasse zugeordnet ☐ Strichpreis & Volumen/Strich gesetzt ☐ Lieferanten hinterlegt ☐ Getränke angelegt ☐ (optional) Theken-iPad eingerichtet
Ist das Modul einmal eingerichtet, wiederholt sich Monat für Monat derselbe Kreislauf. Wenn du dich an diese Reihenfolge hältst, stimmen am Ende Abrechnung und Statistik automatisch. Die Schritte springen direkt zum passenden Kapitel:
Jeden Monatsanfang eine Inventur, jede Lieferung sofort eintragen, Striche laufend, und einmal im Monat abrechnen. Mehr ist es im Alltag nicht.
Öffne in der Bierwart-Übersicht Getränke verwalten und lege jedes Getränk als Stammdatensatz an. Diese Werte sind die Grundlage für Inventur, Lieferungen, Striche und Statistik.
| Feld | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Name des Getränks | Pils 0,5 L |
| Kategorie | Bier / Softdrinks / Wein & Schnaps | Bier |
| Flaschen/Gebinde | Wie viele Flaschen sind in einem Kasten | 20 |
| Volumen/Flasche | Inhalt einer Flasche in Litern | 0,50 L |
| EKP Gebinde (Netto/Brutto) | Einkaufspreis pro Kasten. Netto ist führend; Brutto = Netto × 1,19 (19 % MwSt) | 12,00 € / 14,28 € |
| Pfand Gebinde | Pfand für einen kompletten Kasten | 3,10 € |
| Verkaufspreis | Preis, der einem Mitglied für eine ganze Flasche berechnet wird (z. B. Flaschenbier to go) | 1,50 € |
| Striche pro Flasche | Wie viele Striche eine Flasche „wert“ ist. Rechnung: Flaschenvolumen ÷ Volumen pro Strich | 2,5 |
| Aktiv | Nur aktive Getränke erscheinen in Inventur/Lieferung/Theke. Alte Getränke lieber archivieren statt löschen. | ✓ |
Eine 0,5-L-Flasche, ausgeschenkt in 0,2-L-Gläsern → 0,5 ÷ 0,2 = 2,5 Striche pro Flasche.
Dieser Wert verbindet den Flaschen-Verbrauch (aus Inventur/Lieferung) mit den gezählten Strichen
– und ist damit die Basis der Schankverlust-Rechnung.
Beim Preis wird intern der Netto-Wert gespeichert; Brutto wird immer mit 19 % neu berechnet. Trage bei Unsicherheit den Nettopreis vom Lieferschein ein.
Die Seite Bierwart ist dein Cockpit. Oben rechts wählst du mit den Pfeilen den Monat – alle Kacheln beziehen sich immer auf diesen Monat.
| Kachel | Wofür |
|---|---|
| Inventur Anfang | Bestandszählung zu Monatsbeginn. |
| Lieferungen | Eingekaufte Ware des Monats. |
| Striche | Verbrauchs-Kalender: pro Tag die Strichliste. |
| Statistik | Umsatz, Volumen, Schankverlust auf einen Blick. |
| Rechnungen | Offene Bier-Rechnungen nach Status (Entwurf, Drucken, SEPA, Überfällig). |
| Rechnungen erstellen | Der Abrechnungs-Assistent (siehe Abschnitt 8). |
Die Inventur ist eine Bestandszählung. Du zählst, wie viele Flaschen/Stück von jedem Getränk am Monatsanfang da sind. Sie ist Pflicht, wenn du den Schankverlust auswerten willst.
Der Schankverlust für einen Monat braucht zwei Inventuren: die vom Monatsanfang und die vom Anfang des Folgemonats (= Endbestand). Deshalb: lückenlos jeden Monatsanfang zählen. Fehlt eine Inventur, zeigt die Statistik „Inventur fehlt“ und kann den Schankverlust nicht berechnen.
Immer wenn neue Ware ankommt, trägst du sie als Lieferung ein. Das hält den Warenwert aktuell und liefert den „Zufluss“ für die Schankverlust-Rechnung.
| 2 Kästen Pils × 12,00 € netto | 24,00 € |
| − Rabatt | −2,00 € |
| + Pfand (2 × 3,10 €) | 6,20 € |
| + USt. (19 % auf Netto − Rabatt + Pfand) | 5,36 € |
| = Gesamt | 33,56 € |
Die MwSt. wird mit dem effektiven Steuersatz der Getränkezeilen auf die Basis
Netto − Rabatt + Pfand gerechnet.
Wenn der Lieferant den Preis erhöht: neuen Preis in der Lieferung eintragen und beim Speichern „Preise übernehmen“ wählen – dann sind die Stammdaten sofort aktuell.
Die Strichliste ist das Herzstück: Sie hält fest, wer wie viel konsumiert hat. Erfassung wahlweise nachträglich im Web oder live am Theken-iPad.
| Kontakt | Striche | Getränke | Pauschale | Summe |
|---|---|---|---|---|
| Müller, Max | 8 | 2 × Pils (1,50 €) | Grillen 5 € | 17,60 € |
| Schmidt, Jan Gast | 3 | – | – | 3,60 € |
8 Striche × 1,20 € = 9,60 € + 2 Flaschen × 1,50 € = 3,00 € + Pauschale 5,00 € = 17,60 €
Am Theken-iPad angelegte Gast-Einträge (z. B. „Besuch von Jan“) kannst du im Web über das Personen-hinzufügen-Symbol einem echten Kontakt zuordnen. Existiert für den Kontakt schon ein Eintrag am selben Tag, werden beide zusammengeführt.
Sobald eine Zeile abgerechnet ist (Abgerechnet), lässt sie sich nicht mehr ändern – so kann nichts doppelt oder nachträglich verändert werden.
Für die Selbstbedienung an der Theke gibt es Kiosk-Konten: ein iPad, das nur den Theken-Screen zeigt. Mitglieder tippen dort ihre Striche selbst.
Am Monatsende machst du aus den offenen Strichen echte Rechnungen. Das erledigt der Assistent hinter Rechnungen erstellen in drei Schritten.
<<Nachname>>, <<Rechnungsbetrag>>,
<<Zahlbar_bis>> werden automatisch ersetzt. Texte lassen sich als Standard speichern.Rechts im Assistenten siehst du jederzeit eine Vorschau der einzelnen Rechnung und kannst durchblättern.
Für jede Person wird eine Rechnung (Entwurf) in der Bierkasse angelegt, und die zugehörigen Striche werden als „abgerechnet“ (entwertet) markiert. Dadurch tauchen sie bei der nächsten Abrechnung nicht erneut auf. SEPA vs. Überweisung wird pro Person automatisch anhand der hinterlegten Zahlungsdaten erkannt.
Die Kachel Rechnungen zeigt die offenen Bier-Rechnungen nach Status. Von hier (oder über Alle Rechnungen in der Kasse) arbeitest du sie ab:
| Status | Aktion |
|---|---|
| Entwürfe | Per Mail versenden. |
| Zu Drucken | Als PDF drucken / ausgeben. |
| SEPA | SEPA-Datei generieren und bei der Bank einreichen. |
| Überfällig | Mahnen. |
| Offen | Zahlungseingang mit dem ✓ als bezahlt markieren. |
Die Kachel Statistik (Detailseite über „Details“) zeigt die wichtigsten Kennzahlen des Monats.
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Striche | Summe aller gezählten Striche im Monat. |
| Umsatz | Striche × Strichpreis + verkaufte Flaschen (Verkaufspreis). |
| Volumen | Ausgeschenkte Menge in Litern. |
| Schankverlust | Anteil des tatsächlichen Verbrauchs, der nicht über Striche erfasst wurde (Schwund, Freibier, Verluste). |
Aus Inventur & Lieferungen ergibt sich der tatsächliche Flaschen-Verbrauch:
Anfangsbestand + Zukauf − Endbestand = Verbrauch
Multipliziert mit „Striche pro Flasche“ ergibt das die theoretisch fälligen Striche. Die Differenz zu den tatsächlich gezählten Strichen ist der Verlust:
(Theorie − gezählte Striche − Getränkeverkäufe) ÷ Theorie
Anfang 100 Fl. + Zukauf 40 Fl. − Ende 60 Fl. = 80 Fl. Verbrauch.
80 Fl. × 2,5 Striche = 200 theoretische Striche. Tatsächlich gezählt: 180.
Schankverlust = (200 − 180) ÷ 200 = 10 % → erreicht die Warnschwelle.
Fehlt die Inventur des Monats oder des Folgemonats, kann der Schankverlust nicht berechnet werden – die Statistik weist dann ausdrücklich darauf hin.
| Häufigkeit | Aufgabe |
|---|---|
| Einmalig | Modul aktivieren, Kasse & Preise einstellen, Getränke anlegen, ggf. Theken-iPad einrichten. |
| Jeden Monatsanfang | Inventur zählen (lückenlos – sonst kein Schankverlust). |
| Bei jeder Warenlieferung | Lieferung mit Getränken, Pfand und Preis erfassen. |
| Laufend (jeder Theken-Abend) | Striche erfassen – am iPad oder nachträglich im Web. |
| Einmal im Monat | Abrechnung starten → Rechnungen erzeugen → versenden/drucken/SEPA. |
| Nach Fälligkeit | Zahlungseingänge markieren, Überfällige mahnen. |
| Bei Bedarf | Statistik prüfen (Umsatz, Schankverlust). |
Strich = ein Glas an der Theke (Anzahl × Strichpreis). Getränk/Flasche = Verkauf einer ganzen Flasche zum Verkaufspreis. Pauschale = freier Betrag mit Grund (Grillen, Umlage …).
Ja, solange die Zeile nicht abgerechnet ist: Tag öffnen, Wert ändern, speichern. Nach der Abrechnung ist die Zeile gesperrt; Korrekturen dann über eine Pauschale/Gutschrift im nächsten Monat.
Es fehlt eine der beiden nötigen Inventuren (Monatsanfang und Anfang des Folgemonats). Zählungen nachtragen – dann erscheint die Quote.
In der Kasse, die du unter Einstellungen → Bierwart als „Abrechnungskasse“ festgelegt hast. Dort läuft der normale Rechnungs-Workflow (Versand, SEPA, Mahnung).
Besser archivieren (Haken „aktiv“ entfernen). So bleiben alte Auswertungen und Rechnungen korrekt, und das Getränk verschwindet aus den Auswahllisten.