Ämter sind das Herzstück der Organisation: Sie bündeln Ressourcen (Postfächer, Kalender, Kassen, Laufwerke) und die zugeordneten Mitglieder – und geben ihnen automatisch die passenden Rechte.
Ein Amt (auch „Charge") ist ein Container: Du hängst ihm Ressourcen und Mitglieder an. Wer im Amt sitzt, wird automatisch Charge und bekommt Zugriff auf genau diese Ressourcen.
Nur für Admins sichtbar.
Ein Amt bündelt drei Dinge:
Unter Einstellungen → Chargen & Ämter legst du über den Button „Charge" ein neues Amt an. Im Dialog:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name * | Bezeichnung des Amts (z. B. „Kassierer") |
| Kürzel | Kurzform, optional |
| Gruppe * | In welcher Registerkarte das Amt einsortiert wird |
| Postfächer * | Mindestens eine E-Mail-Adresse des Amts (Pflicht) |
Ein Amt lässt sich nur speichern, wenn ihm mindestens ein Postfach zugeordnet ist – auch wenn das Amt eigentlich keine Mail führt. Die Postfächer richtest du vorab unter Einstellungen → E-Mails ein.
Zusätzlich kannst du dem Amt zuordnen:
In den Auswahllisten erscheinen nur Ressourcen, die es schon gibt. Richte also zuerst deine Kalender, Kassen, Kassenbücher und Laufwerke in den jeweiligen Modul-Einstellungen ein – dann kannst du sie hier zuordnen.
Im Feld Mitglieder ordnest du die Personen zu, die das Amt innehaben (mehrere möglich).
Wer einem Amt zugeordnet ist, wird automatisch Charge und erhält Zugriff auf die Ressourcen dieses Amts (Postfach, Kalender, Kasse, Laufwerk). Das geschieht ohne manuelle Rechtevergabe – die Änderung greift nach dem Speichern der Einstellungen.
Über die Schalter Kontakte, Veranstaltungen und E-Mails legst du fest, welche Rechte zu diesem Amt gehören. Weitere Optionen:
Mehr zum Rollen- und Rechtemodell steht in der Anleitung „Rechte & Zugriff".
Für die zugeordneten Personen erscheint das Amt in der linken Navigation unter „Meine Ämter" – mit Unterpunkten je Ressource: Kalender, E-Mails, Kasse, Kassenbuch und ggf. GVB oder Bierwart. So kommt jede Charge direkt an die Werkzeuge ihres Amts.
Ämter sind in Gruppen (Registerkarten) sortiert. Über den Button „Gruppe" legst du neue Gruppen an, sortierst sie per Drag & Drop oder löschst sie. Die Gruppen „Chargen" und „Zirkel" sind fest und nicht löschbar; eine Gruppe mit zugeordneten Ämtern lässt sich ebenfalls nicht löschen.
Es fehlt vermutlich das Postfach – jedes Amt braucht mindestens eines. Richte eine Adresse unter Einstellungen → E-Mails ein und ordne sie zu.
Nein – die Charge-Rolle wird durch die Zuordnung zum Amt automatisch vergeben. Einfach speichern.
Ja – im Feld Mitglieder mehrere Personen eintragen. Alle bekommen die Rolle und den Ressourcenzugriff.
Es sind nur bereits angelegte Ressourcen wählbar. Lege sie zuerst im jeweiligen Modul (Finanzen, Veranstaltungen, Dateien) an.