Sehen, wie vollständig eure Mitgliederdaten sind, Formatfehler in einem Rutsch bereinigen, Verbindungen mit dem CV abgleichen – und fehlende Angaben von den Mitgliedern selbst ergänzen lassen.
Der Bereich beantwortet zwei Fragen: Wo fehlt etwas? und Wie kommt es dahin? Für den ersten Teil gibt es Auswertung und Formatierer, für den zweiten den CV-Abgleich und die Datenabfrage-Mails.
Du findest den Bereich unter Einstellungen → Datenqualität & CV. Ganz oben stehen drei Kennzahlen über den aktuellen Bestand:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Kontakte | Anzahl der ausgewerteten Kontakte. |
| Ø Vollständigkeit | Durchschnitt über alle Kontaktfelder – ein grober Gesundheitswert. |
| Mit E-Mail | Wie viele Kontakte per Mail erreichbar sind. Wichtig, bevor du eine Datenabfrage startest. |
Auswertung und Formatierer haben je einen eigenen Schalter „Nur Mitglieder". Karteileichen und Interessenten verwässern die Quote sonst – für eine ehrliche Zahl schalte ihn ein.
Für jedes Kontaktfeld siehst du, bei wie vielen Kontakten es gefüllt ist – als Balken und als „gefüllt / gesamt · Prozent". Die Liste ist nach schlechtestem Wert zuerst sortiert, oben stehen also die Felder mit dem größten Nachholbedarf.
Die rot markierten Felder sind genau die Kandidaten für eine Datenabfrage-Mail – dort wählst du sie als abzufragende Felder aus.
Der Formatierer sucht nicht nach fehlenden, sondern nach uneinheitlich geschriebenen Werten und schlägt eine bereinigte Fassung vor. Geprüft werden:
| Feld | Worauf geprüft wird |
|---|---|
| Telefon & Handy | Einheitliches Format, z. B. 0228/123456 → +49 228 123456. |
| Tippfehler im Aufbau, Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung. | |
| Urverbindung | Schreibweise gegen das offizielle Verbindungsregister. |
| ZM/Bandverbindung | Wie Urverbindung, aber für die Mehrfachauswahl. |
| Leibvater | Ob der eingetragene Name einem echten Kontakt zugeordnet werden kann. |
Es werden nur Felder geprüft, die bei euch auch als Kontaktfeld eingerichtet sind.
Gelb markierte Vorschläge sind Vermutungen (z. B. eine Verbindung, die nur ähnlich heißt). Rot markierte Werte lassen sich gar nicht automatisch reparieren – die musst du im Kontakt selbst korrigieren. „Alle sicheren übernehmen" fasst beide bewusst nicht an.
Nach einem CSV-Import stehen Nummern als 0228 123456, (0228) 123456 und
+49228123456 in der Datenbank. Ein Klick auf „Prüfen", ein Klick auf „Alle sicheren übernehmen" –
danach sind alle einheitlich und in der App als Anruf-Link nutzbar.
Der CV-Abgleich vergleicht euren Bestand mit einer Exportdatei aus dem GVB (CSV) und zeigt Unterschiede, ohne etwas ungefragt zu überschreiben. Der geführte Dialog hat fünf Schritte:
Für den Erstimport ist der CV-Import unter Einstellungen → Import zuständig. Der Abgleich hier ist für bestehende Daten gedacht (siehe Anleitung „Mitglieder importieren").
Statt fehlende Angaben selbst zu recherchieren, lässt du sie die Mitglieder eintragen. Jeder Empfänger bekommt eine persönliche Mail mit einem eigenen Link auf ein Formular – ohne Login.
Unter den Datenabfragen siehst du den Verlauf: welche Abfrage wann rausging und wie viele Empfänger die Mail geöffnet und das Formular ausgefüllt haben – plus der erneute Serienbrief-Download.
In Betreff und Text kannst du {{feldname}} einsetzen; jeder Empfänger sieht seine eigenen Werte.
Über „Platzhalter" fügst du sie per Klick ein.
Hallo {{vorname}}, wir haben dich zuletzt in {{stadt}} erreicht.
Bleibt ein Wert leer, bleibt der Platzhalter sichtbar stehen – so fällt die Lücke auf, statt still zu verschwinden.
Die abgefragten Werte selbst stehen nie in der Mail, auch nicht verkürzt. Sichtbar sind nur, was du schreibst, und die Platzhalter, die du selbst setzt. Alles Weitere gibt es erst hinter dem persönlichen Link. Anrede, Link und Gültigkeitshinweis hängt Korpodesk automatisch an.
Der Link öffnet ein schlichtes Formular mit genau den Feldern, die du ausgewählt hast – vorbelegt mit den aktuellen Werten. Nach dem Speichern landen die Änderungen direkt am Kontakt und werden in dessen Verlauf protokolliert.
Ein paar Tage später wieder in die Feld-Vollständigkeit schauen: die Balken der abgefragten Felder zeigen direkt, was die Aktion gebracht hat.
Die Einstellungen sind Admins vorbehalten (siehe Anleitung „Rechte & Zugriff"). Das Formular hinter dem Link braucht dagegen keinerlei Zugang.
Sie bekommen keine Mail, werden aber vorher als Anzahl ausgewiesen. Für sie erzeugst du im Versand-Schritt einen Serienbrief als PDF – ein Brief je Kontakt mit persönlichem QR-Code, der auf dasselbe Formular führt. Ausdrucken, verschicken, fertig.
Ja – starte sie einfach erneut. Jeder Versand erzeugt neue, eigene Links; die alten bleiben davon unberührt.
Nein. Ohne deinen Klick auf „Übernehmen" bzw. „Alle sicheren übernehmen" wird nichts geschrieben.
Gerechnet wird über alle Kontaktfelder – auch über solche, die ihr gar nicht füllt. Entweder „Nur Mitglieder" einschalten oder unter Einstellungen → Kontaktfelder ausmisten, was ihr nicht braucht.