Zwei Dinge in einer Ansicht: Newsletter – gestaltete Rundmails an viele Mitglieder über Korpodesk – und das Postfach – euer echtes Mailkonto (IMAP/SMTP), das ihr optional live einbinden oder vollständig synchronisieren könnt.
Diese Anleitung erklärt beide Welten vollständig: den Newsletter-Versand mit Empfängern, Vorlagen, Platzhaltern und Statistik – und das Postfach mit seinen drei Betriebsarten, der Einrichtung, Verschlüsselung, Ordnern und Antworten.
Öffnet die Einstellungen – die Anleitung bleibt daneben offen.
Deine E-Mails erreichst du über den jeweiligen Charge/das Amt in der linken Navigation.
In der E-Mail-Ansicht laufen zwei getrennte Welten nebeneinander – erkennbar an den zwei Bereichen in der linken Spalte. Sie haben je eigene Ordner (Versendet, Entwürfe, Papierkorb …) und funktionieren unterschiedlich.
| Newsletter | Postfach | |
|---|---|---|
| Was | Gestaltete Rundmails an viele Mitglieder, verschickt über Korpodesk. | Euer echtes Mailkonto (Ein- und Ausgang) beim Anbieter, in Korpodesk eingebunden. |
| Versand | Über Korpodesk (MailerSend), personalisiert, mit Warteschlange & Statistik. | Über euer eigenes SMTP; 1:1-Verkehr wie in einem Mailprogramm. |
| Vorlagen & Layout | Ja – Block-Builder, Kopf/Fuß, Logo, Abmeldelink. | Nein – schlichter Editor zum Antworten/Schreiben. |
| Statistik | Zugestellt, geöffnet, geklickt, Bounces. | Keine Öffnungs-/Klickstatistik. |
| Pflicht? | Immer verfügbar (Grundfunktion). | Optional – nur, wenn ein Konto angebunden ist (siehe Modi). |
Nur Admins und Chargen. Als Charge sendest du aus den Adressen, die zu deinem Amt hinterlegt sind; Admins aus allen Adressen des Vereins.
Über „Mail schreiben“ öffnest du den Composer. Von oben nach unten – jeder Schritt springt ins passende Kapitel:
Im Feld Absender stehen alle Adressen, für die du freigeschaltet bist (als Charge: die Adressen deines Amts). Jede Adresse hat ein festgelegtes Antwort-Verhalten (Reply-To), das ein Admin beim Einrichten wählt:
Das „An“-Feld ist ein Feld für alles: Du mischst Kontakte, ganze Gruppen (Verteiler) und freie E-Mail-Adressen im selben Feld – einfach tippen und aus der Liste wählen (Name oder E-Mail-Adresse …). Über kleine Schalter blendest du zusätzlich CC (Kopie) und BCC (Blindkopie) ein.
Mit Platzhaltern sprichst du jeden Empfänger persönlich an, obwohl du die Mail nur einmal schreibst. Du fügst sie über „Platzhalter einfügen“ (Icon ＠) an der Cursor-Position ein. Beim Versand ersetzt Korpodesk sie pro Empfänger automatisch durch die echten Werte aus dem Kontakt.
Du schreibst: Hallo {{vorname}}, → beim Versand wird daraus
„Hallo Max,“, „Hallo Anna,“ usw. – je Empfänger.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| {{vorname}} | Vorname des Empfängers |
| {{nachname}} | Nachname |
| {{name}} | Voller Name (Vor- + Nachname) |
| {{anrede}} | Briefanrede (z. B. „Lieber Max“) |
| {{couleurname}} | Couleurname / Vulgo |
| {{email}} | E-Mail-Adresse des Empfängers |
| {{verein}} | Name eures Vereins |
Schreib einen Ersatztext hinter einen senkrechten Strich: {{couleurname|Bundesbruder}}.
Fehlt der Wert beim Empfänger, wird der Fallback benutzt. Ohne Fallback bleibt die Stelle leer.
Der Composer warnt, wenn ein Platzhalter bei einigen Empfängern leer bliebe
(„{n} Empfänger ohne Wert für einen Platzhalter“). Nutze dann einen Fallback wie
{{name|zusammen}}.
Eine Vorlage ist der gestaltete Rahmen (Kopfbild, Farbstreifen, Logo, Fußzeile mit Abmeldelink). Beim Schreiben wählst du oben ein „Template“ – dein Text erscheint dann im geschützten Rahmen der Vorlage. Ohne Vorlage schreibst du im reinen Text-Modus.
Vorlagen baust du unter Einstellungen → E-Mails → Vorlagen mit dem Block-Builder: Du setzt eine Vorlage aus Blöcken zusammen (Text, Bild, Trenner …). Der Inhalt der späteren Mail landet automatisch im Inhalts-Block. Das ist der empfohlene, moderne Weg.
Ältere Vorlagen im reinen HTML-Format sind schreibgeschützt und mit diesem Etikett markiert. Über „In neues Format migrieren“ übernimmst du Kopfbild, Farbstreifen und Fußtext bestmöglich in eine neue Block-Vorlage. Die alte bleibt erhalten, bis du sie löschst.
Entfernst du im Composer das Template, wechselt die Nachricht zurück in den Text-Modus – der aktuell gestaltete Block-Inhalt geht dabei verloren.
Hinweis: Vorlagen gibt es nur für Newsletter. Persönliche Mails aus dem Postfach (Antworten/Weiterleiten) nutzen keinen Template-Rahmen.
Rechts (auf kleinen Bildschirmen über „Vorschau“) siehst du die fertige Mail live – umschaltbar zwischen Handy- und Desktop-Breite. Prüfe hier immer Betreff, Anrede/Platzhalter, Links und Anhänge. Der Sende-Button zeigt die Empfängerzahl: Senden (131 Empfänger). Versendet wird erst, wenn Betreff, Text, mindestens ein Empfänger und ein Absender gesetzt sind.
Nach dem Versand liegt die Mail unter Versendet; große Versände laufen über eine Warteschlange (Postausgang). In der Versandstatistik siehst du Zustellung und Interaktion:
| Zugestellt | Geöffnet | Geklickt | Unzustellbar |
|---|---|---|---|
| 129 / 131 | 88 | 34 | 2 |
Trag dich zunächst selbst als einzelnen Empfänger ein und schick dir die Mail – so prüfst du Darstellung, Platzhalter, Links und Anhänge in deinem eigenen Postfach.
Zusätzlich zum Newsletter könnt ihr euer echtes Mailkonto in Korpodesk einbinden – dann seht ihr eingehende Mails, könnt antworten und weiterleiten, ohne die App zu verlassen. Das ist optional und wird je Adresse eingerichtet. Wie tief die Einbindung geht, bestimmt der Modus (nächstes Kapitel).
Ein eigenes Postfach mit klassischem IMAP/SMTP-Login bei eurem Anbieter. Ist nichts angebunden, bleibt der Postfach-Bereich leer und ihr nutzt nur den Newsletter-Versand.
Beim Einrichten einer Adresse (Einstellungen → E-Mails) wählt ein Admin, wie tief Korpodesk das Konto einbindet:
Alles bleibt wie gewohnt. Korpodesk versendet über die zentrale Adresse. Antworten landen im Postfach beim Anbieter und werden nicht in Korpodesk angezeigt.
Zugangsdaten hinterlegen und Mails direkt in Korpodesk empfangen und versenden. Die Mails werden nicht auf unseren Servern gespeichert, sondern nur live angezeigt. Bei Chargenweitergabe müssen die Passwörter nicht geändert werden.
Wie „live“, nur tiefer: Korpodesk ruft neue Mails aktiv ab und benachrichtigt euch per Push. Die Inhalte werden verschlüsselt gespeichert (bis 24 Monate) und sind durchsuchbar.
| Nicht anbinden | Live einbinden | Vollständig synchronisieren | |
|---|---|---|---|
| Zugangsdaten nötig | Nein | Ja (IMAP/SMTP) | Ja (IMAP/SMTP) |
| Eingang in Korpodesk | Nein | Ja, live abgerufen | Ja, aktiv abgerufen |
| Gespeichert bei uns | – | Nein | Ja, AES-256-verschlüsselt |
| Durchsuchbar | – | Eingeschränkt (live) | Ja |
| Push-Benachrichtigung | Nein | Nein | Ja |
| Aufbewahrung | – | – | 1–24 Monate (Standard 12) |
Live und Voll-Sync funktionieren nur mit klassischem IMAP-Login (eigener Mailserver, generische Hoster, App-Passwort). Gmail und Microsoft/Office365 haben die einfache IMAP-Anmeldung abgeschaltet und werden derzeit nicht unterstützt.
Dieser Modus ist neu und wird pro Verein freigeschaltet. Ist er noch nicht aktiv, erscheint er als „Bald verfügbar“. Wende dich an den Korpodesk-Support, um ihn zu aktivieren.
Über „Ordner verwalten“ ziehst du Ordner in die gewünschte Reihenfolge und blendest welche aus/ein. Das ist reine Korpodesk-Ansichtssache – der Mailserver bleibt unberührt, es werden keine Ordner beim Anbieter angelegt, umbenannt oder gelöscht.
Adressen richtet ein Admin unter Einstellungen → E-Mails ein. Der Adress-Dialog führt in mehreren Schritten durch:
Weil die Zugangsdaten an der Adresse (nicht an der Person) hängen, muss bei einem Amtswechsel das Postfach-Passwort nicht geändert werden – die neue Charge nutzt dieselbe Anbindung weiter.
Der Newsletter ist der gestaltete Rundmail-Versand an viele Mitglieder über Korpodesk (mit Vorlagen, Platzhaltern und Statistik). Das Postfach ist euer echtes Mailkonto beim Anbieter, das ihr optional einbindet, um Ein-/Ausgang direkt in Korpodesk zu haben.
{{vorname}}, {{nachname}},
{{name}}, {{anrede}}, {{couleurname}},
{{email}} und {{verein}}. Mit
{{vorname|Bundesbruder}} setzt du einen Ersatztext, falls der Wert fehlt.
Ersetzt wird beim Versand, je Empfänger.
Ja – alle drei mischst du im selben „An“-Feld. Gruppen gehen als BCC raus, Doppelte werden nur einmal angeschrieben, Kontakte ohne Adresse werden übersprungen.
Empfänger aus Gruppen werden als BCC (Blindkopie) versendet und sehen sich nicht. Wer einzeln ins „An“ oder „CC“ kommt, ist für die anderen sichtbar – nutze BCC, wenn das nicht gewünscht ist.
Nein. Der Newsletter-Versand funktioniert ohne Anbindung („Nicht anbinden“). Ein Postfach brauchst du nur, wenn du eingehende Mails in Korpodesk sehen und darauf antworten möchtest.
Live zeigt Mails nur in dem Moment an, in dem du sie abrufst – nichts wird bei uns gespeichert. Voll-Sync ruft Mails aktiv ab, speichert sie verschlüsselt (bis 24 Monate), macht sie durchsuchbar und schickt Push-Benachrichtigungen – wie ein echtes Mailprogramm.
Gmail und Microsoft/Office365 haben die klassische IMAP-Anmeldung mit Passwort abgeschaltet. Korpodesk unterstützt derzeit nur Postfächer mit klassischem IMAP-Login (eigener Server, generische Hoster, ggf. App-Passwort).
Ja. Zugangsdaten und (bei Voll-Sync) die Mailinhalte werden AES-256-verschlüsselt gespeichert, es liegt kein Klartext in der Datenbank, und nach der eingestellten Aufbewahrung werden Mails automatisch gelöscht.
Über „Ordner verwalten“ änderst du Reihenfolge und Sichtbarkeit – aber nur in der Korpodesk-Ansicht. Der Mailserver bleibt unberührt; es werden dort keine Ordner verändert.
Du bist für diese Adresse nicht freigeschaltet. Ein Admin ordnet die Amtsadresse in den E-Mail-Einstellungen deiner Charge zu.
Ja – trag dich selbst als einzelnen Empfänger ein und prüfe Darstellung, Platzhalter, Links und Anhänge in deinem Postfach, bevor du an alle sendest.