Gruppen bündeln Kontakte – manuell oder automatisch nach Eigenschaften. Du nutzt sie zum Filtern der Kontaktliste, als E-Mail-Verteiler und um Laufwerke freizugeben.
Eine Gruppe ist eine benannte Menge von Kontakten. Manuelle Gruppen weist du direkt am Kontakt zu; automatische Gruppen füllen sich selbst anhand von Regeln.
| Typ | Wie sie sich füllt | Gut für |
|---|---|---|
| Manuell | Du weist jeden Kontakt selbst zu (Feld „Gruppen"). | Feste Verteiler wie „Vorstand" |
| Automatisch | Nach Regeln über Kontakt-Eigenschaften – aktualisiert sich selbst. | Dynamische Listen wie „alle Aktiven" |
Optional pro Gruppe: „Nur Mitglieder einbeziehen" – dann zählen nur Kontakte mit Mitglieds-Status.
Unter Einstellungen → Gruppen & Verteiler legst du eine Gruppe an: Name, Kategorie und den Umschalter Manuell / Automatisch. Ein Live-Zähler zeigt jederzeit, wie viele Kontakte aktuell in der Gruppe sind.
Bei einer automatischen Gruppe fügst du über „Regel" Bedingungen hinzu. Jede Regel bezieht sich auf ein Kontaktfeld und einen oder mehrere Werte:
Alle Regeln müssen zutreffen (UND). Innerhalb einer Regel reicht einer der angegebenen Werte (ODER).
Regel 1: Status = aktiv. Regel 2: Stadt = Bonn oder Bad Godesberg. → In der Gruppe landen alle aktiven Mitglieder aus Bonn oder Bad Godesberg – ganz ohne manuelles Pflegen.
Wer welche News oder Kalender sieht, steuerst du nicht über diese Gruppen, sondern über Zirkel (siehe Anleitung „Zirkel"). Gruppen sind für Filter, Mailverteiler und Laufwerke.
Es müssen alle Regeln zutreffen. Prüfe, ob die Feldwerte genau so an den Kontakten stehen (z. B. Status-Schreibweise), und ob „Nur Mitglieder" zu streng ist.
In der Kontaktliste markieren und per Sammel-Bearbeitung das Feld „Gruppen" setzen.
Nein – Gruppen-Empfänger werden als BCC versendet.