Alle Einnahmen und Ausgaben erfassen, den Kassenstand im Blick behalten, Belege verknüpfen und am Ende einen sauberen Kassenbericht erstellen.
Das Kassenbuch ist das digitale Journal einer Kasse: Jede Buchung – Einnahme oder Ausgabe – wird chronologisch festgehalten, der Kassenstand (Saldo) läuft automatisch mit. Du kannst Belege anhängen, Buchungen mit Veranstaltungen, Kontakten und Rechnungen verknüpfen, auswerten und einen prüffähigen Kassenbericht bzw. Kassenabschluss erzeugen.
Öffnet die Einstellungen – die Anleitung bleibt daneben offen.
Das Kassenbuch selbst erreichst du über den jeweiligen Bereich/die Charge in der linken Navigation.
Kassenbücher legst du unter Einstellungen → Finanzen & Kassen an. Du kannst mehrere Kassenbücher führen (z. B. Hauptkasse, Bierkasse, Veranstaltungskasse).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name des Kassenbuchs | Frei wählbar, z. B. „Hauptkasse 2026“. |
| Belegnr.-Präfix | Vorsatz für automatische Belegnummern im Format Präfix-Jahr-Nr. (z. B. HK → HK-2026-00001). |
| Anfangsbestand (€) | Der Kassenstand zu Beginn – der Startwert, auf dem der laufende Saldo aufbaut (z. B. Übertrag aus dem Vorjahr). |
| Eröffnungsdatum | Datum, zu dem der Anfangsbestand gilt. |
| Archivieren | Setzt ein Kassenbuch inaktiv, ohne es zu löschen (alte Daten bleiben erhalten). |
Der Anfangsbestand ist der Kassenstand zum Eröffnungsdatum – also z. B. der Übertrag aus dem Vorjahr. Alle späteren Buchungen bauen darauf auf. Setzt du ihn falsch, ist jeder folgende Kassenstand um genau diesen Betrag verschoben.
Der typische Umgang mit dem Kassenbuch – die Schritte springen direkt ins passende Kapitel:
Oben die Werkzeugleiste, darunter drei Reiter. Der Kassenstand wird pro Monatsblock angezeigt.
| Reiter | Wofür |
|---|---|
| Buchungen | Die Liste aller Einträge – nach Monat gruppiert, mit laufendem Kassenstand. |
| Auswertungen | Kennzahlen, Saldo-Verlauf und Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie & Monat. |
| Kassenbericht | Prüffähiger Bericht (Anfangs-/Endbestand) und der Kassenabschluss. |
Über ＋ Eintrag öffnet sich der Dialog. Er ist in zwei Bereiche geteilt: links die Daten „von der Bank“ (Pflicht), rechts die optionalen Korpodesk-Verknüpfungen.
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Von der Bank (Pflicht) | ||
| Datum | Buchungsdatum | 14.07.2026 |
| Betrag | Positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe | 120,00 / −45,50 |
| Begünstigter / Zahlungspflichtiger | Freitext, meist von der Bank. Ersetzt nicht den verknüpften Kontakt. | Getränke Meier |
| Verwendungszweck / Titel | Kurzbeschreibung der Buchung | Beitrag Q3 |
| Korpodesk & Verknüpfungen (optional) | ||
| Kassenbuch | In welches Kassenbuch die Buchung gehört (bei mehreren) | Hauptkasse |
| Tags | Kategorien/Schlagworte (siehe Kapitel 7) | Beiträge |
| Event / Kontakt / Rechnung | Verknüpfung mit Veranstaltung, Mitglied oder System-Rechnung | – |
| Externer Beleg | Foto/PDF eines Belegs anhängen | quittung.pdf |
| Beschreibung | Optionaler Freitext für Notizen | – |
Ob eine Buchung eine Einnahme oder Ausgabe ist, steuerst du allein über das Vorzeichen des Betrags:
„Geht Geld rein, ist es plus. Geht Geld raus, ist es minus.“ Das Minuszeichen nicht vergessen – sonst wird aus einer Ausgabe versehentlich eine Einnahme.
Direkt in der Buchungsliste kannst du je Zeile schnell zuordnen – über die kleinen ＋-Symbole in den Spalten Event, Kontakt, Tag und Rechnung/Beleg. Ist etwas verknüpft, öffnet ein Klick die Daten statt eines Dialogs.
| Datum | Titel | Event · Kontakt · Tag · Beleg | Betrag |
|---|---|---|---|
| 14.07. | Beitrag Q3 | — · Mustermann · Beiträge · 🧾 | +120,00 € |
| 12.07. | Getränke-Einkauf | Sommerfest · — · Getränke · 📄 | −45,50 € |
Der Button in der Werkzeugleiste sucht automatisch passende Zuordnungen:
####-#####) im TitelVorschläge übernimmst du einzeln – bei offenen Rechnungen sogar direkt mit „Übernehmen & gezahlt“.
Das Kassenbuch nutzt Tags zur Kategorisierung – du vergibst sie frei (z. B. „Beiträge“, „Getränke“, „Miete“, „Spenden“). Ein Klick auf ein Tag in der Liste filtert sofort danach.
In den Auswertungen zählt der erste Tag einer Buchung als ihre Kategorie („Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie“). Setze also das wichtigste Schlagwort an die erste Stelle; Buchungen ohne Tag laufen unter „Ohne Kategorie“.
Der Kassenstand läuft automatisch mit: Er startet beim Anfangsbestand und wird mit jeder Buchung fortgeschrieben. Jeder Monatsblock zeigt oben den Kassenstand am Monatsende, ganz unten steht der Kassenstand am Monatsanfang des Zeitraums.
| Datum | Buchung | Betrag | Kassenstand |
|---|---|---|---|
| — | Anfangsbestand | — | 500,00 € |
| 02.07. | Mitgliedsbeitrag | +120,00 | 620,00 € |
| 12.07. | Getränke-Einkauf | −45,50 | 574,50 € |
| 20.07. | Spende | +30,00 | 604,50 € |
Kassenstand Monatsende Juli = 604,50 €. Dieser Wert ist der Anfangsbestand des Folgemonats.
Der angezeigte Kassenstand muss mit dem echten Konto-/Bargeldstand übereinstimmen. Weicht er ab, fehlt meist eine Buchung oder ein Vorzeichen bzw. der Anfangsbestand stimmt nicht.
Über die Schaltfläche 📅 Zeitraum schränkst du die Ansicht ein – wahlweise nach Monat, Semester, Jahr oder Individuell (von–bis). Die Auswahl bleibt auch nach einem Neuladen erhalten.
Der Zeitraum ist nur ein Anzeige-Filter. Der Kassenstand am Anfang des gewählten Zeitraums enthält immer alle früheren Buchungen – der laufende Saldo bleibt also korrekt, egal welchen Ausschnitt du zeigst.
Manchmal gehört eine einzige Zahlung zu mehreren Zwecken. Mit Split (Menü ⋮ → Split) teilst du eine Buchung in mehrere Teilbuchungen auf – jede mit eigenem Titel, Tags, Event, Kontakt und Rechnung.
Ausgabe −80,00 € splitten in 50,00 € „Renovierung“ (Tag: Instandhaltung) und 30,00 € „Werkzeug“ (Tag: Ausstattung). Die Summe der Teile muss dem Ursprungsbetrag entsprechen – der Dialog zeigt „✓ Ausgeglichen“, sobald es passt. Teilbuchungen sind farblich als zusammengehörig markiert und lassen sich später wieder zusammenführen.
Über die Kontrollkästchen wählst du mehrere Buchungen aus. Dann kannst du sie gemeinsam bearbeiten (nur die angehakten Felder werden geändert – bei Tags wahlweise hinzufügen/ersetzen/entfernen) oder löschen.
Exportiere die Umsätze aus deinem Online-Banking als CSV und importiere sie: Datei wählen → Spalten zuordnen (Datum, Betrag, Titel, Begünstigter, Tags …) → Vorschau prüfen → Import starten. Doppelte Buchungen werden über einen Dedupe-Schlüssel erkannt.
Der Export gibt die Buchungen des aktuell gewählten Zeitraums als CSV aus – praktisch für Steuerberater oder eigene Tabellen.
Der Reiter Auswertungen fasst den gewählten Zeitraum zusammen.
Der Reiter Kassenbericht erzeugt einen prüffähigen Bericht nach dem klassischen Schema:
Mit einem Kassenabschluss (🔒) frierst du einen Zeitraum ein: Du wählst den Zeitraum (Von/Bis), exportierst den Bericht und bestätigst den Abschluss – üblicherweise mit den Namen der beiden Kassenprüfer. Danach werden die enthaltenen Buchungen gesperrt und lassen sich nicht mehr bearbeiten, löschen oder ergänzen (Schloss-Symbol in der Zeile).
Eine Buchung mit Schloss-Symbol gehört zu einem Kassenabschluss und ist schreibgeschützt. Nur ein Admin kann einen Abschluss wieder öffnen, um Korrekturen zu ermöglichen.
| Häufigkeit | Aufgabe |
|---|---|
| Einmalig | Kassenbuch anlegen, Anfangsbestand & Eröffnungsdatum setzen. |
| Laufend | Jede Einnahme/Ausgabe als Buchung erfassen (oder per CSV importieren) und Beleg anhängen. |
| Regelmäßig | „Verknüpfungen prüfen“ laufen lassen, Tags vergeben, Kassenstand mit dem echten Kontostand abgleichen. |
| Monatsende | Auswertung prüfen (Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie). |
| Jahres-/Amtsende | Kassenbericht als PDF erzeugen und den Zeitraum per Kassenabschluss sperren. |
Genau wie eine Einnahme – nur mit negativem Betrag (z. B. -45,50).
Das Vorzeichen entscheidet über Einnahme (grün) oder Ausgabe (rot).
Häufigste Ursachen: eine Buchung fehlt, ein Vorzeichen ist falsch (Ausgabe als Einnahme erfasst), oder der Anfangsbestand ist nicht korrekt gesetzt.
Für die Nachvollziehbarkeit: Ein angehängter Beleg (Quittung) und die Verknüpfung zu Rechnung/Event/Kontakt machen jede Buchung prüfbar – wichtig für Kassenprüfung und Kassenbericht.
Nein – sie gehört zu einem Kassenabschluss. Ein Admin muss den Abschluss zunächst wieder öffnen.
Per CSV-Import: Umsätze im Online-Banking als CSV exportieren, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, importieren. Danach „Verknüpfungen prüfen“ für die Zuordnung.