Korpodesk · Modul-Anleitung

🧾 Rechnungen

Rechnungen für Beiträge, Veranstaltungen & mehr erstellen, versenden, per SEPA einziehen, mahnen und als bezahlt verbuchen – alles in einer Kasse.

Jede Kasse verwaltet ihre Rechnungen nach einem klaren Status-Prinzip: Du erstellst sie als Entwurf, versendest sie, und verfolgst dann pro Status, was noch zu tun ist – offen, überfällig, per SEPA einzuziehen oder bereits bezahlt.

1 Grundlagen: Kasse & Status

Rechnungen gehören immer zu einer Kasse (Konto). Die Kassenseite zeigt die Rechnungen in Status-Reitern mit Zähler – so siehst du auf einen Blick, wo noch etwas zu tun ist.

✦ Der Ablauf

Der Weg einer Rechnung – jeder Schritt springt ins passende Kapitel:

1. Erstellen Rechnungen als Entwurf anlegen (Beiträge, Veranstaltung …).
2. Versenden Entwürfe verschicken: per E-Mail, sonst zum Drucken, bei Mandat als SEPA vorgemerkt.
3. SEPA einziehen Für SEPA-Rechnungen die Lastschrift-Datei erzeugen → Status „Bezahlt“.
4. Zahlung verbuchen Überweiser: bei Zahlungseingang „Als bezahlt markieren“.
5. Mahnen Überfällige Rechnungen mit Mahngebühr erinnern.

2 Rechnungen erstellen

Über Rechnung erstellen öffnet sich ein 4-Schritt-Assistent – er erzeugt in einem Durchgang gleich Rechnungen für viele Kontakte (z. B. eine ganze Semesterabrechnung).

1. Kontakte auswählen Empfänger über Gruppen, Status oder einzeln (Name/Vulgo). Nur Kontakte mit einem Betrag > 0 € bekommen eine Rechnung.
2. Details Rechnungstitel, Rechnungsdatum, „Zahlbar bis“ (Vorgabe +14 Tage) und die Anschreiben – je einmal für Überweisung und SEPA. Texte lassen sich als Standard speichern.
3. Positionen Rechnungszeilen hinzufügen – vier Arten (siehe unten).
4. Zusammenfassung Anzahl, Gesamtsumme sowie die Aufteilung SEPA/Überweisung und E-Mail/Post. „Rechnungen erstellen“ legt alles als Entwurf an.

Die vier Positionsarten

Art	Bedeutung
Einheitlicher Betrag	Gleicher Betrag für alle (pro Person überschreibbar).
Aus Beitragsfeld	Übernimmt den je Kontakt hinterlegten Beitragswert (aus den Beitrags-Einstellungen).
Individuelle Beträge	Betrag pro Empfänger manuell.
Veranstaltungsabrechnung	Grundkosten + Kosten je Gast aus den Event-Anmeldungen.

3 Status verstehen

4 Versenden

Im Reiter Entwurf versendest du einzeln oder per Alle Entwürfe versenden. Beim Versand passiert automatisch:

• Für jede Rechnung wird ein PDF erstellt.
• Kontakte mit E-Mail bekommen die Rechnung per Mail → Status Offen.
• Kontakte ohne E-Mail werden zum Postversand vorgemerkt → Status Drucken.
• Rechnungen mit SEPA-Mandat gehen in den Status SEPA einreichen.

5 Drucken (Post)

Im Reiter Drucken erzeugst du per Alle drucken ein zusammengeführtes PDF aller Post-Rechnungen zum Ausdrucken. Danach wechseln die Rechnungen je nach Mandat auf SEPA oder Offen.

6 SEPA einziehen

Im Reiter SEPA erzeugst du mit Alle SEPA generieren die SEPA-Lastschriftdatei (pain.008) für alle gültigen Rechnungen. Der Ablauf:

1. Prüfung der Kassen- und SEPA-Daten (Gläubiger-ID, IBAN/BIC der Kasse, Mandate der Kontakte).
2. Erzeugung der XML-Datei – du lädst sie herunter und reichst sie bei der Bank ein.
3. Status der verarbeiteten Rechnungen wird automatisch auf Bezahlt gesetzt.

7 Mahnen

Im Reiter Überfällig mahnst du per Alle mahnen. Je Rechnung legst du fest:

• Mahntext (z. B. „1. Mahngebühr“) und Gebühr – wahlweise absolut (€) oder prozentual (%).
• Die Mahnstufe erhöht sich um 1 (als rotes Chip sichtbar), die Gebühr wird als Position addiert.
• Das neue Zahlungsziel wird automatisch auf heute + 14 Tage gesetzt; die Mahnung wird als PDF gemailt.

8 Als bezahlt markieren

Geht eine Überweisung ein, markierst du die Rechnung (im Reiter Offen oder Überfällig) über das Häkchen als Bezahlt. SEPA-Rechnungen werden dagegen automatisch nach dem Einzug bezahlt gesetzt.

9 Einrichtung (Admin)

Alles rund um Rechnungen richtet ein Admin unter Einstellungen → Finanzen & Kassen ein:

• Kassen – Bankdaten, Absendername, Rechnungsvorlage und für SEPA: Gläubiger-ID + „SEPA erlaubt“.
• Beiträge – Beitragsfelder, die die Positionsart „Aus Beitragsfeld“ speisen.
• Rechnungsvorlagen – Layout des Rechnungs-PDFs (Kopf/Fuß, Farben, Absenderzeile); „Test-PDF“ zum Prüfen.
• Standardtexte – die Anschreiben werden aus dem Erstellen-Assistenten heraus als Standard gespeichert.

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